Careflow — Kanzleisoftware für Berufsbetreuer
Feld 1. Gegenstand
Kanzleisoftware für Berufsbetreuer.
Careflow bildet den Arbeitsalltag einer Betreuerpraxis ab: Klientenakten und Aufgabenkreise, das Umfeld der betreuten Person, Vorgänge und Fristen, den Post- und E-Mail-Eingang, die Vergütungsabrechnung nach VBVG und die Klientenkonten für Rechnungslegung und Vermögensverzeichnis.
Für Berufsbetreuer und kleine Betreuungsbüros in Deutschland — rechtliche Betreuung nach §§ 1814 ff. BGB. Die Vergütungsberechnung deckt die Fallpauschale nach §§ 7–10 VBVG ab, nicht Vormundschaft oder Verfahrenspflegschaft.
Feld 2. Stand der Umsetzung
- Zutreffend: In Entwicklung, Pilotbetrieb in einem Betreuungsbüro
- Nicht zutreffend: Allgemein verfügbar
Es gibt derzeit keine öffentliche Testversion, kein Preismodell und keinen Mehrbenutzerbetrieb. Was auf dieser Seite als ausgeliefert steht, existiert und läuft; was geplant ist, steht als geplant da.
Feld 3. Die Arbeit, um die es geht
Vier Stellen, an denen eine Betreuerpraxis Zeit und Geld verliert.
-
Fristen über dutzende Fälle
Berichtspflichten und Stichtage verteilen sich über den gesamten Fallbestand, jeder mit eigenem Datum. Ein verpasster Termin ist kein Ärgernis, sondern ein Haftungsthema.
-
Vergütungsanträge nach VBVG
Die Fallpauschale hängt von Betreuungsdauer, Wohnform, Vermögensstatus und Vergütungsstufe ab und wechselt mitten im Abrechnungsmonat. Ansprüche verwirken nach 15 Monaten (§ 2 VBVG) — ein nicht gestellter Antrag ist unmittelbar verlorenes Geld.
-
Rechnungslegung und Vermögensverzeichnis
Ohne Kontoanbindung bedeutet beides das manuelle Abtippen von Kontoauszügen, Klient für Klient, Buchung für Buchung.
-
Post- und E-Mail-Eingang
Beides kommt unstrukturiert an und muss dem richtigen Klienten und dem richtigen Vorgang zugeordnet werden, bevor überhaupt jemand damit arbeiten kann.
Feld 4. Module
Ausgeliefert
Ausgeliefert: Klienten
Betreuungsfall und betreute Person als ein Datensatz — Aktenzeichen, Gericht, Aufgabenkreise, Wohnform, Vermögensstatus, Dokumentenablage, Kommunikationshistorie, Archiv, lückenloses Audit-Log.
Ausgeliefert: Kontakte
Das Umfeld der betreuten Person als eigenständige Entität — Ärzte, Behörden, Banken, Gerichte, Angehörige. Mit mehreren Klienten verknüpfbar, auf Wunsch privat für einen einzigen.
Ausgeliefert: Vorgänge
Vorgangsverwaltung mit Priorisierung, Fristen als oberster Prioritätsstufe, Verknüpfung zu Klient und Kontakt, Dokumentenanhängen und vollständigem Verlauf.
Ausgeliefert: Postfach
Anbindung des vorhandenen Postfachs über IMAP oder Exchange: Ordner, Threads, Lesen, Antworten, Senden. Im Mailtext lassen sich Klienten und Vorgänge direkt verlinken.
Ausgeliefert: Post-Eingang
Scanpost in einer Triage-Ansicht mit PDF-Vorschau, Erkennung von Absender und Dokumenttyp, und daraus direkt ein Vorgang.
Ausgeliefert: Vergütung
Berechnung der Fallpauschale nach §§ 7–10 VBVG mit Abrechnungsmonaten, rückwirkenden Korrekturen und Warnung vor der Verwirkung. Die Sätze liegen als versionierte Regelkonfiguration vor, nicht im Code — eine Gesetzesänderung erfordert kein neues Release.
Ausgeliefert: Finanzen
Klientenkonten und Buchungen, Kategorisierung für die Rechnungslegung, Kontoverlauf. Zur Bankanbindung siehe Feld 5.
Ausgeliefert: Betreuer
Bürostammdaten und die eigene Vergütungsstufe, auf die sich die Berechnung stützt.
Geplant — noch nicht enthalten
Geplant, nicht verfügbar: Benutzerverwaltung
Login und Rechtesystem. Bis dahin ist Careflow eine Anwendung für einen Arbeitsplatz, kein Mehrbenutzerbetrieb.
Geplant, nicht verfügbar: Mobil und offline
Keine mobile Anwendung, kein Offline-Betrieb.
Geplant, nicht verfügbar: Elektronischer Rechtsverkehr
Keine Anbindung an eBO oder EGVP. Schriftverkehr mit dem Betreuungsgericht läuft weiterhin über Post und E-Mail.
Geplant, nicht verfügbar: KI-Unterstützung
Vorgesehen mit Zitatpflicht und menschlicher Freigabe, derzeit nicht implementiert.
Feld 5. Bankanbindung
Kontostände und Umsätze werden ausschließlich lesend angebunden.
Für Konten, für die der Betreuer die Vermögenssorge hat, liest Careflow Kontostand und Umsätze über den BaFin-lizenzierten Kontoinformationsdienst finAPI — zur Rechnungslegung gegenüber dem Betreuungsgericht und für das Vermögensverzeichnis. Je Betreuungsfall wird ein eigener Zugang angelegt, sodass die Konten verschiedener betreuter Personen technisch getrennt bleiben.
Gelesen wird
- je Konto: IBAN, Bank, Kontoinhaber, Saldo, Kontotyp
- je Buchung: Datum, Betrag, Verwendungszweck, Empfänger
Findet nicht statt
- Zahlungsauslösung
- Bonitätsprüfung oder Scoring
- Weitergabe an Dritte
- Zutreffend: Die Integration ist implementiert
- Nicht zutreffend: Der Zugang ist freigeschaltet
Careflow ist selbst kein Zahlungsdienstleister und besitzt keine Erlaubnis der BaFin. Die Kontoanbindung erfolgt unter der Lizenz von finAPI; eine eigene Erlaubnis ist weder vorhanden noch vorgesehen.
Feld 6. Datenschutz und Betrieb
Es geht um Gesundheits-, Vermögens- und Gerichtsdaten von Menschen, die sich nicht selbst wehren können.
- Zutreffend: Betrieb in Deutschland, auf deutscher Infrastruktur
- Zutreffend: Sensible Zugangsdaten verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM), mit getrennten Schlüsseln je Integration
- Zutreffend: Audit-Log auf Klienten, Vorgängen und Konten, das sich nicht nachträglich ändern lässt
- Zutreffend: Automatische, verschlüsselte Backups als eigener Dienst
- Zutreffend: Diese Website lädt keine einzige Ressource von Dritten
- Zutreffend: Und sie führt keine Zugriffsprotokolle — auch Ihre IP-Adresse wird hier nicht gespeichert
Der letzte Punkt gilt nicht nur für die Anwendung, sondern für diese Seite selbst: keine Schriftart von einem CDN, kein Analytics, kein eingebettetes Video, keine Karte, kein Chat-Widget. Auch keinen Cookie-Banner — es gibt keine Cookies, über die aufzuklären wäre.
Das lässt sich in zehn Sekunden nachprüfen: Netzwerk-Tab öffnen, Seite neu laden. Keine Anfrage verlässt diese Domain.
Feld 7. Kontakt
Kontakt ausschließlich per E-Mail. Kein Formular: kein Formular heißt keine Auftragsverarbeitung, keine Einwilligung und kein Captcha von einem fremden Server.